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01/04/2015

La déclaration sociale nominative (DSN) fait ces jours-ci l’objet de beaucoup d’attention de la part des entreprises. En effet, début mai, au titre du mois d’avril, les entreprises qui ont payé au minimum deux millions d’euros de cotisation à l’URSSAF en 2013 ou qui ont acquitté au minimum 1 million d’euros de cotisations et adhèrent à un organisme tiers qui reverse en 10 millions, devront passer par ce nouveau canal pour effectuer leurs déclarations. On sort désormais du volontariat pour entrer dans l’obligation.

UN PASSAGE REUSSI A LA DSN : ENJEU TECHNIQUE OU ORGANISATIONNEL ?

De fait, la DSN va changer les habitudes. Mais quelle est la nature réelle des enjeux ? Si l’aspect technique a été longuement commenté, il semble néanmoins surestimé. En effet, la norme actuelle DADS-U / N4DS a déjà habitué bon nombre d’entreprises à raisonner en termes de rubriques, principal changement induit par la DSN. Leur nombre est considérablement réduit par la DSN qui ne conserve que les quatre structures S10, S20, S21, S90 pour organiser les données. L’organisation en blocs parents / enfants permet, en outre, une lisibilité accrue de la logique de présentation des données en introduisant une cohérence plus grande dans les liens créés.

À terme, lors de la version définitive, ces notions de structures et de groupes disparaîtront.

Ainsi, cette partie technique, si le travail de la N4DS avait été mené de manière correcte n’est pas l’essentiel d’autant plus que les éditeurs de logiciel peuvent apporter une aide dans ce travail.

En revanche, c’est dans la réflexion à mener quant à l’organisation de leur service paie, des nouvelles tâches et du nouveau rythme du calendrier, que les entreprises sous-estiment leur investissement.

 

3 CONSEILS POUR REUSSIR VOTRE PASSAGE A LA DNS 

  1. Fluidifier et réorganiser la transmission d’informations vers les services paye

La DSN est mensuelle mais elle impose aussi des temporalités autres. Les « signalements d’événements » doivent être effectués dès qu’il y a arrêt de travail, fin de contrat. Ces déclarations pouvaient être opérées de manière décentralisée par le passé (notamment dans les sociétés multi-sites) ; le déploiement de la DSN dans les seuls centres de paie va obliger à revoir l’organisation afin que le service paie soit informé à temps pour établir et envoyer la déclaration dans les délais.

  1. Respecter les délais de transmission

Essentiel,  le non-respect des délais sera en effet sanctionné lourdement (soit 7,50 € par mois ou fraction de mois de retard et par salarié), de même que l’utilisation d’un autre moyen que la DSN pour effectuer une déclaration ou établir un bordereau (2,50 € par salarié dans la limite de 250 €).

  1. Renforcer la qualité de vos contrôles des montants et des données

De même, les contrôles avant envoi devront être renforcés afin de s’assurer que les éléments transmis répondent bien au format DSN, que les montants sont exacts, que les données sont exhaustives. Ces contrôles renforcés doivent être intégrés dans les plannings de paie, notamment les premiers mois le temps de se familiariser avec l’outil. Les exigences envers les autres services devront sans doute être plus grandes.

Un premier exemple d’un tel contrôle sera la vérification des indemnités journalières de Sécurité Sociale. En effet, celles-ci seront automatiquement calculées par la Sécurité Sociale sur la base des données de la DSN. La Sécurité Sociale ne sera plus tributaire de l’envoi des données par l’entreprise et pourra régler les indemnités journalières sans délai. Les entreprises auront donc tout intérêt, surtout au début, à s’assurer de l’exactitude des calculs opérés : il en ira de l’intérêt de leur trésorerie en cas de subrogation et de leur climat social si le salarié perçoit directement ses indemnités. S’il s’avère que les IJSS versées à un salarié ne sont pas exactes, il risque de se retourner vers le service paie.

 

En résumé, le principal risque pour l’entreprise est de ne pas prendre en compte les impacts en termes d’organisation. Toutes les données de rémunération, qui parfois échappaient à la paie (intéressement, participation, abondements divers mais aussi transactions…), doivent à présent lui être communiquées dans les délais.  Les différents services doivent être organisés pour répondre à ces nouvelles exigences. Il convient ainsi que les coordonnées des chefs de file soient clairement indiquées et suivies afin que les fichiers ne soient pas rejetés du fait d’une adresse inconnue de l’URSSAF.

De même,  et même si l’urgence est bien moindre, les entreprises doivent anticiper l’avenir : le calcul automatique des IJSS ouvre la voie à une généralisation de la subrogation des indemnités journalières de Sécurité Sociale. Ce qui n’est pas obligatoire actuellement risque fort de l’être demain.